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PartnersPortal
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★Nuovo · Piano a consumo senza limiti di fornitori

Fornitori e clienti seguono i documenti e dialogano con te. Nessuno entra nei tuoi sistemi.

PartnersPortal riceve da DocuWare gli aggiornamenti di stato dei documenti e li mostra in tempo reale a fornitori e clienti di aziende, Studi commercialisti e Fiduciari, con una chat per comunicare con te. Meno email e telefonate, nessun accesso al tuo ERP o ai sistemi legacy.

Attiva gratisPrenota una demo
  • 100 crediti gratuiti sul piano a consumo
  • Nessuna credenziale DocuWare in chiaro
  • Server in Svizzera

0

connessioni al tuo ERP o ai sistemi legacy

0

credenziali DocuWare nel portale

24/7

stato documenti e chat in autonomia

IT · EN

interfaccia completa bilingue

  • Manifattura
  • Studi commercialisti
  • Fiduciari
  • Distribuzione
  • Logistica
  • Retail
  • Servizi
  • Gruppi societari

Il problema

“A che punto è la mia fattura?”
Moltiplicato per ogni fornitore.

Contabilità sotto assedio

Email, telefonate e solleciti ripetitivi interrompono chi dovrebbe chiudere il mese.

Aprire i sistemi non è un’opzione

Dare agli esterni un accesso all’ERP, al CRM o ai sistemi legacy è un rischio che nessun responsabile IT vuole correre.

Informazioni sparse

Stati e risposte comunicati a voce o via email: nessuno storico, nessuna certezza, le stesse domande il mese dopo.

Come funziona

DocuWare invia. Il portale riceve.

DocuWare manda al portale solo gli aggiornamenti che scegli, tramite i suoi webhook nativi. Il portale non necessita credenziali DocuWare, non si collega all’ERP né ai sistemi legacy e mostra l’elenco dei documenti che scegli con il relativo stato (per visualizzare il documento è richiesta una licenza DocuWare per ciascun utente).

Perimetro aziendale
ERP / sistemi legacyMai esposti all’esterno
Integrazione già esistente
DocuWareUnica fonte dei dati
Webhook firmatoSolo i campi scelti

PartnersPortal

Nessuna credenziale DocuWare · server in Svizzera

ERP: Nessuna connessione

Elenco e stato · chat

Utenti esterni

  • Fornitori
  • Clienti di Studi commercialisti e Fiduciari

Login OTP via email

DocuWare invia a PartnersPortal solo gli aggiornamenti di stato, tramite webhook firmati. Il portale non ha credenziali DocuWare, non si collega all’ERP né ai sistemi legacy e mostra l’elenco dei documenti con il relativo stato, più la chat con i partner. Visualizzazione documento con licenza DocuWare abbinata all’utente.
  1. 1

    Attiva il webhook

    In DocuWare configuri un webhook verso il portale e invii un documento di prova: i campi arrivano da soli, nessuna credenziale da inserire.

  2. 2

    Mappa campi e stati

    Scegli colonne, stati ed etichette, e abbina le email dei fornitori alle loro ragioni sociali.

  3. 3

    Invita i fornitori

    Accedono con un codice via email e vedono solo lo stato delle proprie fatture.

Due scenari, un solo motore

Chi può usare PartnersPortal

Funziona con qualsiasi ERP o sistema legacy integrato ai processi documentali orchestrati da DocuWare: abiliti la comunicazione verso l’esterno senza aprire alcun sistema interno.

Azienda → fornitori

Stato fatture da “ricevuta” a “pagata”, con data di pagamento, avviso email in tempo reale a ogni cambio di stato e chat con la contabilità.

Scopri di più

Studio commercialista / Fiduciario → clienti

Ogni cliente vede a che punto è la lavorazione dei documenti che ha consegnato, in totale isolamento, e dialoga con te in chat.

Scopri di più

Funzionalità

Tutto quello che serve. Niente di superfluo.

Chat con fornitori e clienti

Gli esterni ti scrivono dal portale, sul documento giusto. Le risposte ti arrivano, e arrivano a loro, anche via email.

Stato sempre aggiornato

Ricevuta → registrata → in approvazione → in pagamento → pagata, con etichette e colori configurabili.

Aggiornamenti in tempo reale

Ogni documento che cambia stato è messo in evidenza in Home e notificato via email in tempo reale, con attivazione per ragione sociale e lingua.

Griglia potente

Filtri per colonna, scelta colonne ed export Excel, anche con migliaia di fatture.

Cronologia degli stati

Per ogni fattura: quando è cambiato lo stato, data prevista ed effettiva di pagamento, note della contabilità.

Multi-cliente

Un operatore su più aziende, email abbinate alle ragioni sociali dalla tua contabilità.

Tutte le funzionalità

Sicurezza by design

I tuoi sistemi restano chiusi. Anche al portale.

Fornitori e clienti non entrano mai nel tuo ERP o nei sistemi legacy, e nemmeno PartnersPortal: riceve solo i dati che DocuWare gli invia. Il documento si apre solo con licenza DocuWare.

Nessun accesso all’ERP

Nessun connettore, nessuna VPN, nessun utente esterno nel sistema contabile, nel CRM o nell’HR.

Nessuna credenziale DocuWare

Il portale non ha credenziali: riceve webhook firmati, con la firma verificata a ogni chiamata.

OTP e MFA

Login passwordless per gli esterni, MFA obbligatoria per gli utenti interni.

Isolamento testato

Nessuna richiesta usa mai configurazione o dati di un altro cliente, verificato da test automatici.

Audit trail completo

Accessi, webhook ricevuti, messaggi e modifiche tracciati con esito, IP e orario.

Server in Svizzera

Server nel data center di Zurigo.

Scopri l’approccio alla sicurezza

Calcolatore

Metti i tuoi numeri. Guarda il tempo che recuperi.

Quanto tempo recupera la tua contabilità?

52505001000
Affina la stima
2

ogni visita = accesso, lista documenti, avvio chat e risposta (4 interazioni): serve per il piano a consumo

Tempo speso oggi sulle richieste

33

ore/mese

PartnersPortal, piano consigliato

690 €

Business

Valore del tempo recuperato

1’467 €al mese

17’600 € all’anno

27 ore/mese recuperate

Canone fisso:

A consumo:

Saldo rispetto al canone: +777 €

Attiva con questo pianoPreferisco l’attivazione assistita

Stima indicativa: ore recuperate = fornitori × richieste al mese × minuti per richiesta × quota di richieste evitate, valorizzate al costo orario indicato. Modifica i valori con i tuoi dati. Il piano a consumo è calcolato a 0,79 €/interazione, con 4 interazioni per visita (accesso, lista documenti, avvio chat, risposta), senza canone base; le interazioni includono anche l’uso della chat da parte degli utenti interni.

Confronto

Quattro modi di informare i fornitori. Uno solo è self-service senza aprire i tuoi sistemi.

Email e telefonoLa situazione di oggi
ERP e sistemi legacy protetti, mai esposti all’esterno
Stato fatture consultabile in autonomia, 24/7
Nessuna credenziale esterna nei sistemi interni
Storico di tutte le fatture in un unico posto
Avviso a ogni cambio di stato
Solo se qualcuno scrive
Comunicazione con l’azienda, legata al documento
Thread sparsi nelle caselle
Dati minimi condivisi con l’esterno
Isolamento tra fornitori e clienti
Rischio di invii errati
Carico sull’ufficio contabilità
Alto e continuo
Accesso all’ERPUtenti esterni nel sistema core
ERP e sistemi legacy protetti, mai esposti all’esterno
Esterni dentro il sistema core
Stato fatture consultabile in autonomia, 24/7
Interfaccia complessa per un esterno
Nessuna credenziale esterna nei sistemi interni
Account ERP per gli esterni
Storico di tutte le fatture in un unico posto
Avviso a ogni cambio di stato
Comunicazione con l’azienda, legata al documento
Dati minimi condivisi con l’esterno
Il sistema core intero
Isolamento tra fornitori e clienti
Dipende dai permessi ERP
Carico sull’ufficio contabilità
Supporto utenti esterni
Email automaticheSolo avvisi, nessuno storico
ERP e sistemi legacy protetti, mai esposti all’esterno
Stato fatture consultabile in autonomia, 24/7
Solo l’ultimo avviso ricevuto
Nessuna credenziale esterna nei sistemi interni
Storico di tutte le fatture in un unico posto
Email sparse nelle caselle
Avviso a ogni cambio di stato
Comunicazione con l’azienda, legata al documento
Dati minimi condivisi con l’esterno
Isolamento tra fornitori e clienti
Rischio di indirizzi errati
Carico sull’ufficio contabilità
Regole e indirizzi da mantenere
PartnersPortalAlimentato dai webhook DocuWare
ERP e sistemi legacy protetti, mai esposti all’esterno
Nessuna connessione all’ERP
Stato fatture consultabile in autonomia, 24/7
Nessuna credenziale esterna nei sistemi interni
Nessun utente ERP, nessuna credenziale DocuWare nel portale
Storico di tutte le fatture in un unico posto
Avviso a ogni cambio di stato
Email in tempo reale ed evidenza in Home
Comunicazione con l’azienda, legata al documento
Chat nel portale, risposte notificate via email
Dati minimi condivisi con l’esterno
Solo i campi che scegli; il documento si apre con licenza DocuWare
Isolamento tra fornitori e clienti
Testato automaticamente
Carico sull’ufficio contabilità
Minimo

Vedi il confronto completo

Scenari

Cosa vedono, cosa approvano

Azienda → fornitori

Cosa vedono i fornitori

Accedono con un codice via email e trovano l’elenco delle proprie fatture con lo stato aggiornato, senza telefonare alla contabilità. Per visualizzare o scaricare il documento serve una licenza DocuWare per ciascun utente.

IT e sicurezza

Cosa approva l’IT

Nessun accesso all’ERP e nessuna credenziale DocuWare fuori dall’azienda: il portale riceve solo i dati inviati da DocuWare tramite webhook firmati.

Studio commercialista → clienti

Cosa vedono i clienti dello Studio

Ogni cliente vede se i documenti consegnati sono stati ricevuti e registrati, in uno spazio isolato, e scrive allo Studio in chat invece di telefonare.

Caso studio

Un gruppo industriale porta i fornitori sul portale

Scenario con DocuWare e SAP Business One: i fornitori consultano lo stato delle fatture senza passare dalla contabilità, mentre l’ERP resta completamente isolato.

  • DocuWare
  • SAP Business One
  • Server in Svizzera
  • Fornitori
Leggi il caso studio

Prezzi

Un canone che cresce molto più lentamente dei tuoi fornitori

A consumo

Nessun canone: paghi solo le interazioni (0,79 € l’una), comprese quelle degli utenti interni nella chat. Nessun tetto sul numero di utenti partner: ideale per albi grandi, imprevedibili o poco attivi.

  • Utenti partner illimitati
  • Stesse funzionalità dei piani a canone, chat inclusa
  • Ideale se l’utilizzo medio è basso

0,79 €/interazione

nessun canone base · nessun costo di attivazione self-service

Attiva

Il piano a consumo parte con 100 crediti gratuiti; i piani a canone non consumano crediti.

Confronta tutti i piani →

Come vuoi partire?

Self-service

Registrati, attiva il webhook in DocuWare con la configurazione guidata e invita i primi fornitori. 100 crediti gratuiti con il piano a consumo.

Attiva ora

Managed

Il nostro team ti guida nella configurazione del webhook, mappa campi e stati, importa i fornitori e forma il tuo team.

Parla con un esperto

FAQ

Domande frequenti

PartnersPortal accede a DocuWare?
No. È DocuWare a inviare al portale, tramite i suoi webhook nativi, i campi indice che scegli (ad esempio numero fattura, stato, data di pagamento). Il portale non ha utenti né credenziali DocuWare. Mostra l’elenco dei documenti con il relativo stato (per visualizzare il documento è richiesta una licenza DocuWare per ciascun utente).
Devo dare accesso al mio ERP o sistema legacy?
No. Gli stati dei documenti sono già in DocuWare grazie alla tua integrazione esistente, e arrivano al portale da lì. Il sistema contabile, il CRM, l’HR o qualsiasi altro sistema legacy resta chiuso all’esterno.
Il fornitore può vedere o scaricare le fatture?
Sì, se gli viene associata una licenza DocuWare. In tutti i casi il portale mostra l’elenco dei documenti con il relativo stato (per visualizzare il documento è richiesta una licenza DocuWare per ciascun utente): ricevuta, registrata, in approvazione, in pagamento, pagata.
PartnersPortal sostituisce DocuWare?
No, lo estende. DocuWare resta l’unica fonte dei dati; PartnersPortal ne offre una vista semplificata, limitata al contesto, e aggiunge una chat con cui la tua azienda comunica con fornitori e clienti.
Come funziona la chat?
Fornitori e clienti possono scrivere alla tua azienda direttamente dal portale, e tu rispondi dallo stesso posto. Le risposte vengono notificate anche via email, così nessuno deve restare collegato; ogni cambio di stato è notificato via email in tempo reale. La chat è inclusa in tutti i piani.
Funziona solo con la contabilità?
No. Funziona con qualsiasi ERP o sistema legacy integrato ai processi documentali orchestrati da DocuWare: abiliti la comunicazione verso l’esterno senza aprire alcun sistema interno.
Come recupero le fatture già presenti in DocuWare?
Con una modifica massiva di un campo tecnico in DocuWare: ogni documento modificato fa partire il webhook e arriva al portale. Decidi tu fin dove risalire.
Come accedono i fornitori?
Con un codice monouso (OTP) inviato via email: nessuna password da ricordare o da resettare. La tua contabilità abbina ogni email alle ragioni sociali del fornitore, e il sistema limita i tentativi.
Dove sono ospitati i dati?
L’ambiente di produzione è ospitato in Svizzera (data center di Zurigo). Il portale conserva solo i campi indice ricevuti, le abilitazioni, i messaggi della chat e il registro degli accessi; i dati di un fornitore vengono cancellati insieme al suo account.
Posso attivarlo da solo?
Sì. Ti registri (con il piano a consumo ricevi 100 crediti gratuiti) e attivi il webhook in DocuWare seguendo la guida: con un documento di prova il portale riconosce i campi da mappare. Se preferisci, scegli l’attivazione assistita.
Siete conformi a GDPR e nLPD?
Il portale è costruito su fondamenta tecniche solide: cifratura, MFA, OTP, isolamento tra clienti testato e audit trail completo. Il framework di compliance (accordo sul trattamento dati, registro dei sub-responsabili, politiche di retention) è in consolidamento: la documentazione disponibile è condivisibile su richiesta per le valutazioni enterprise.

I tuoi fornitori smettono di chiedere. Tu ricominci a lavorare.

Attiva il portale in autonomia, oppure lascia che il nostro team lo configuri con te.

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